Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем о ком?

2.2. Правила оформления отдельных реквизитов документов

Герб субъекта Российской Федерации Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов Российской Федерации. Как правило, герб субъекта Российской Федерации изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения — Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении.

Эмблема организации или товарный знак знак обслуживания Эмблема предприятия — это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается.

Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации или верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке - не допускается изображать на бланке документа эмблемы, товарные знаки знаки обслуживания , не зарегистрированные официально. Эмблема не воспроизводится также при изображении на бланке документа герба.

Код организации Согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ОКПО код имеют все зарегистрированные организации. Он может быть проставлен на бланках документов при их изготовлении и является своеобразным подтверждением правомочности организации — автора документа. Код формы документа Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОКУД , класс , код формы проставляется в случае. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

Наименование организации Реквизит называет автора документа, которым может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

Этот реквизит предполагает также указание вышестоящей организации, если она имеется. В бланках структурных подразделений наименование подразделения указывают под наименованием организации. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее наименование обозначается над наименованием организации. Все наименования даются в именительном падеже: Министерство образования Российской Федерации Государственный университет управления Институт информационных систем управления В бланках организаций двойного подчинения федеральному органу исполнительной власти и местному органу власти указывается только наименование местного органа власти.

Наименование организации, указанное в бланке, должно точно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах уставе или положении об организации. Если организация имеет официально закрепленное сокращенное наименование, оно приводится под полным наименованием в скобках: Всероссийский научно-исследовательский институт сельскохозяйственного машиностроения БНИИ сельхозмаш 7.

Справочные данные об организации Реквизит присутствует только в бланках писем и включает в себя индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, адрес электронной почты.

В составе этого реквизита могут указываться банковские реквизиты, государственный регистрационный номер организации, номера лицензий. Наименование вида документа Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста.

Дата документа Дата - один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи. Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: Допускается оформление даты словесно-цифровым способом: 15 апреля г.

Кроме даты документа, датируются также все служебные отметки на документе резолюции, визы, отметка об исполнении документа и др. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему. Для внутренних документов например, распоряжений, актов, протоколов это, как правило, порядковый номер в пределах календарного года. По усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться дополнительной информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами и др. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке очередности авторов на документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и регистрационный номер переносятся из инициативного письма. Оформляется реквизит следующим способом: Ссылка на регистрационный номер и дату входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и номером документа. Место составления или издания документа Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа кроме письма.

При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны. Например: Ивановка Мытищинского района Московской области. Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации: Воронежский государственный университет. Гриф ограничения доступа к документу Реквизит проставляется на документах, содержащих сведения ограниченного распространения, — государственную тайну или конфиденциальную информацию.

Во второй строке реквизита проставляются номер экземпляра документа и при необходимости другие отметки. Адресат Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством заявления, докладные, объяснительные записки и др.

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам. Адресат проставляется на бланке документа справа. На документе может быть указано несколько адресатов, но не более четырех. Гриф утверждения документа Утверждение — способ удостоверения документа и придания ему юридической силы.

Утверждаются, как правило, организационно-правовые документы устав, положение, инструкция, штатное расписание и др. Резолюция В резолюции фиксируются указания руководителя по исполнению документа.

Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном. На документе не должно быть больше четырех резолюций. Резолюция включает в себя фамилию фамилии исполнителя ей , содержание поручения, срок исполнения поручения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции.

Заголовок к тексту Реквизит является обязательным для всех документов, кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим для регистрации и поиска документа. Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева без кавычек и не подчеркивают. Точка в конце заголовка не ставится.

В одной строке заголовка должно быть не более знаков при количестве строк более пяти. Строки заголовка печатают через один интервал. Отметка о контроле Реквизит проставляется на документах, исполнение которых контролируется службой делопроизводства. Располагается на уровне заголовка к тексту на левом поле документа. Текст документа Текст — основной реквизит документа который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко.

Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования. Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках. Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста. Отзыв на проект инструкции на 2 л. Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом: Подпись Подпись - обязательный реквизит, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу.

Подпись на документе проставляет лицо, наделенное соответствующей компетенцией. Подписывается, как правило, первый экземпляр, изготовленный на бланке. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи инициалы и фамилия без кавычек и скобок: Гриф согласования Согласование — это предварительное рассмотрение, экспертиза проекта документа.

Согласование может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Печать Печати ставятся на наиболее важных документах, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и не накладываться на наименование должности и личную подпись. Печати бывают гербовыми и простыми к последним относятся печати организации и структурных подразделений - отдела кадров, протокольного отдела, канцелярии и др.

Виды печатей, порядок их применения и хранения установлены в Инструкции по документационному обеспечению деятельности организации. Отметка о заверении копии Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами заместители руководителя, руководитель службы кадров, канцелярии и др.

Отметка об исполнителе Реквизит оформляется в письмах, он необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне первого листа документа ближе к нижнему полю или на оборотной стороне листа Отметка об исполнении документа а направлении его в дело Реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке вдело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка о поступлении документов организацию Реквизит проставляется в нижнем правом углу первого листа документа при его экспедиционной обработке. Как правило, для этого используется специальный штамп с наименованием организации. Идентификатор электронной копии документа Реквизит, проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащий наименование файла на машинном носителе, а при необходимости — дату и другие поисковые данные.

При оформлении этого реквизита желательно указывать полный путь к файлу, содержащему электронную копию документа.

Таблица для сравнения реквизитов старого и нового стандарта ГОСТ Проверьте, не оформляете ли вы документы по старым правилам Что придает документы юридическую силу Оформленный в соответствии с установленными правилами текст, отпечатанный на бумаге, или любая информация на каком-то ином материальном носителем не всегда является документом. Реквизит документа — одно из условий, которое обеспечивает юридическую силу документа.

Правила оформления реквизитов документов

Правила оформления отдельных реквизитов документов Правила оформления отдельных реквизитов документов [c. Поэтому при стандартизации документов должны проводиться только самые необходимые изменения с максимальным сохранением традиционных форм и методов, если, разумеется, они не наносят прямого экономического ущерба. Трудности при стандартизации документов заключаются в том, что они имеют слишком много разнообразных форм и правил оформления отдельных реквизитов и документов, особенно организационно-распорядительных, и сохранить их все просто невозможно. Поэтому при стандартизации сначала вносятся небольшие изменения в традиционно применяемые документы, а затем более радикальные. Такое поэтапное совершенствование стандартов должно проводиться с учетом сложившихся уже традиций, приводя к постепенному изменению требований к документам.

Реквизиты документов и правила их оформления.

Юридическая сила документа Любой деловой документ состоит из ряда составляющих его частей - информационных элементов, называемых реквизитами документа. Реквизиты документов классифицируются следующим образом: постоянные и переменные: Постоянные реквизиты — совокупность реквизитов, характеризующая типовой формуляр документа и присутствующая во всех видах документа одного типа; Переменные реквизиты — совокупность реквизитов, дополняющих типовой формуляр и отражающая особенности конкретной коммерческой сделки или ситуации. Второстепенные реквизиты — совокупность реквизитов, дополняющих, уточняющих основные. Формуляр, характерный для определенного вида документа, называется типовым формуляром. Различные документы имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документа. Данный ГОСТ устанавливает также схемы расположения реквизитов и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

2. Составление и оформление документов

Герб субъекта Российской Федерации Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов Российской Федерации. Как правило, герб субъекта Российской Федерации изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения — Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. Эмблема организации или товарный знак знак обслуживания Эмблема предприятия — это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации или верхнем поле документа.

Полезное видео:

Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов (продолжение)

Рассмотрим основные правила размещения реквизитов документов. Размеры изображения: высота — 17 мм, ширина — 12 мм. Изображение эмблемы организации или товарного знака знака обслуживания 02 согласно уставу предприятия положению об организации располагают с левой стороны от наименования предприятия. Изображение эмблемы должно быть зарегистрировано в установленном порядке.

Требования к оформлению реквизитов документов

Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспроизведен герб. Основной государственный регистрационный номер ОГРН юридического лица следует проставлять в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Код формы документа необходимо указывать по Общероссийскому классификатору управленческой документации ОКУД. Код для писем по ОКУД — Обычно коды печатают на бланке при его изготовлении. Наименование организации-адресанта документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Справочные данные об организации. Этот реквизит содержит сведения, важные для организации при информационных контактах.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: на разных документах будут отличаться – поэтому их называют.

Некоторые реквизиты не изменяются при оформлении различных документов одного предприятия, как например: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации. Поэтому эти реквизиты принято называть постоянными. Остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, наименование вида документа, дата документа и т. Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу. В документе реквизиты отделяются друг от друга 2—3 междустрочными интервалами. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор Word for Windows версии от 6.

Круг подведомственных учреждений, которые могут носить государственный герб на бланки своих документов, определяет каждое министерство ведомство. Расположение на документе — в верхнем левом углу. Употребляется для утверждения прав определенных особ, при фиксации фактов использования денег и материальных ценностей. Проставлять этот реквизит на документах субъектов предпринимательской деятельности не государственной формы собственности запрещается.

Личная подпись На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ о чем? Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5. Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя.

Изготавливаются документы на бумаге формата A4 xмм. Допускаются блапки форматов АЗ, A5, A6. Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка. Основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами; 5. Сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного или за ним. Справочные данные об организации включают в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведепия по усмотрению организации номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др. Документы, созданные двумя или более организациями, должны иметь одну единую дату. Например, дату 4 июня г.