Рассмотрим подробнее правила их составления и оформления. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности организации. Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений. Приказы подписываются руководителем или по его поручению заместителем руководителя. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Общие правила составления и оформления документов

Как создать электронный журнал регистрации документов в Excel Правила оформления входящих документов схожи в большинстве компаний. Среди входящих писем нужно выделить те, которые не подлежат регистрации: реклама, информационные материалы для ознакомления, поздравительные письма и телеграммы.

Остальным же необходимо присвоить регистрационный номер. Нумерация может быть как валовой, так и дополненной определенными индексами. Это может быть индекс, характеризующий канал поступления, подразделение, осуществляющее регистрацию или любой другой индекс, облегчающий последующую работу. Основное требование к регистрационному номеру — его уникальность.

Многие компании вводят журналы учета входящих документов. В регистрационную форму такого журнала вносят дату поступления, исходящий номер отправителя и его наименование, вид документа и его краткое содержание. Входящую корреспонденцию с резолюцией уполномоченного лица передают исполнителю, а затем направляют в архив организации.

Образец журнала учета входящей корреспонденции Скачать журнал Правила оформления исходящих документов К исходящим относят документы , созданные в компании для последующей отправки за ее пределы: в другие организации или частным лицам. Правила оформления исходящих документов требуют их регистрации в день подписания или утверждения. Исходящая корреспонденция также обладает рядом обязательных реквизитов, которые облегчают ее учет.

В первую очередь это номер и дата подписания или утверждения, заседания или принятия решения. Участники процессов делопроизводства для исходящих писем Скачать 5 схем-маршрутов документов в журнале Регистрационный номер проставляют на первой странице документа.

Он содержит порядковый номер, информацию о корреспонденте и исполнителях. Кроме того, номер может содержать данные о структурном подразделении, индекс по номенклатуре дел и типовой код. Для удобства исходящую корреспонденцию разделяют на группы, имеющие единый вид и место регистрации.

Так, например, объединяют приказы, распоряжения, служебные записки, акты, протоколы. Для исходящих документов в организации может существовать отдельный журнал регистрации. В записи об исходящем письме указывают его номер и дату создания, адресата, краткое содержание, сведения о лице, подписавшем документ, отметку об исполнении, номер архивного дела.

Правила составления документов

Российская, 8, кв. Белоозерский, Московская обл. Иванову На документе может быть указано несколько адресатов, но не более четырех. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат. Гриф утверждения документа. Утверждение — способ удостоверения документа и придания ему юридической силы.

Правила оформления документов в делопроизводстве

Документы изготавливают на бланках. Бланки документов должны иметь поля не менее, мм: 20 - левое; 20 - верхнее; 10 - нижнее. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный. Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: центрованным начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов ; флаговым каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Как изменится оформление документов по новому ГОСТ

Схема расположения реквизитов По теме оформления реквизитов см. Реквизиты документов, заполняемые от руки. Формуляр-образец документа. Порядок оформления. Допускается ли ставить косую черту перед наименованием должности, если за руководителя подписывает документ другое должностное лицо? Если в связи с производственной необходимостью в форму вносится изменение, нужно ли указывать ее код? Как правильно располагать визы должностных лиц организации в приказе, докладной записке? Какая виза должна быть оформлена первой: виза исполнителя либо виза заместителя руководителя, курирующего соответствующее направление деятельности? Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии п.

2. Составление и оформление документов

Например: с. Ивановка Мытищинского района Московской области. Подпись В. Смирнов подпись М. Например: Председатель А. Оформление официальных документов — важная составляющая процесса делопроизводства. Специфические правила записи информации определены для большинства типов документов: от писем до локальных нормативных актов.

Общие правила составления и оформления документов

Рассмотрим основные правила размещения реквизитов документов. Размеры изображения: высота — 17 мм, ширина — 12 мм. Изображение эмблемы организации или товарного знака знака обслуживания 02 согласно уставу предприятия положению об организации располагают с левой стороны от наименования предприятия. Изображение эмблемы должно быть зарегистрировано в установленном порядке. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещено изображение Государственного герба Украины. На бланках документов негосударственных предприятий разрешено располагать изображение эмблемы на верхнем поле документа, где на бланках документов государственных предприятий и организаций располагают изображение Государственного герба т.

Оформление официальных документов — важная составляющая процесса делопроизводства. Специфические правила записи.

Глава 2. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений3. Документы классифицируются по именованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными: - по месту составления — внутренние документы, составляемые работниками данного предприятия и внешние документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц ; - по содержанию — простые посвященные одному вопросу и сложные охватывающие несколько вопросов ; - по форме — индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности например, докладные записки ; трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении; и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах; - по срокам исполнения — срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен; - по происхождению — служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными; по виду оформления — подлинные, копии, выписки, дубликата; - по средствам фиксации — письменные, графические, фотокинодокументы и т.

Дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за границей. Герб субъекта РФ. Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Как правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения — Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований городов, сельских поселений.

В настоящее время оформление и составление документов регламентируется (далее – ГОСТ Р –), а также Правилами делопроизводства в.

Правила составления и оформления. Ее решению в значительной степени способствует создание стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации — ГОСТ 6. Они представляют собой свод единых научно обоснованных правил подготовки и оформления документов.

Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально. Правила составления и оформления распорядительных документов. Распорядительные документы — это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений. С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на: правовые акты федерального уровня — акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.