Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь далее— Инструкция разработана с целью совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности и организационно-правовой формы далее— организации. Положения настоящей Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных компьютерных технологий. Особенности оформления, обработки и хранения документов в электронном виде регулируются главой 18 настоящей Инструкции и актами законодательства Республики Беларусь. Особенности оформления, обработки и хранения организационно-распорядительных документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются актами законодательства Республики Беларусь. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации , независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных компьютерных технологий.

Book: Делопроизводство для секретаря

Общие требования к системе электронного документооборота. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура системы документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем они могут быть объединены самыми разноооразными по скорости и качеству каналами связи.

Модульность, Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда круг решаемых заказчиком задач меньше всего спектра задач документооборота.

Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других приложений, к примеру часто необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Следовательно, система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции. Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе структур и исходя из их принадлежности создаются следующие службы документационного обеспечения: в министерствах и ведомствах РФ, республиках в составе РФ, краях, областях, автономных областях и округах, городах, районах — управления делами.

В состав управления делами, как правило, включаются секретариат приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро , инспекции при министре руководителе ведомства , канцелярия бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.

В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем жалоб , секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив; в Ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации; в совместных организациях — правлением; в акционерных обществах — учредительной конференцией; в кооперативах — состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива; в исполнительных структурах представительной власти за исключением исполкомов городов районного подчинения, сельских и поселковых и в аппарате управления общественных организаций — общий отдел.

В состав общего отдела включаются, как правило, секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, отдел совершенствования работы с документами, группа писем жалоб , машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив; в организациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя инспектор или другое специально назначенное лицо. Нормирование труда работников службы ДОУ, установление заданий, оценка напряженности труда и расчет численности по отдельным видам работ производится в соответствии с установленными нормами времени.

Организация рабочего места и условия труда службы ДОУ регламентируются нормативно-методическими документами, государственными и отраслевыми стандартами.

Для определения количества работников службы ДОУ применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основе типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий и укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.

Работа службы ДОУ регламентируется Положением об этой службе, которое разрабатывается на основе Примерного положения о службе ДОУ министерств и ведомств. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей.

Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ на основе Квалификационного справочника должностей, Единой номенклатуры должностей служащих, с учетом требований ГС ДОУ и утверждается руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

Наименование должностей работников службы ДОУ устанавливается в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления РФ и республик в составе РФ, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГС ДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС РФ и другими действующими нормативами по вопросам ДОУ и настоящими требованиями.

Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования. Служба ДОУ несет ответственность: за обеспечение установленного порядка работы с документами в организации; за выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ. Принципы автоматизации делопроизводства Для функционирования системы автоматизируемый процесс должен быть выделен из всей массы выполняемых на предприятии работ.

В выделенном бизнес-процессе участвует группа сотрудников предприятия организации. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.

Носко, Л.

Документооборот. Требования к оформлению документации

Нормативно-методическая основа делопроизводства Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Для принятия правильного решения требуется полная, оперативная, достоверная информация. Полноту информации характеризует ее объем, информация должна быть оперативной, такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел. На рабочее место руководителя предприятия информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку. Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является носителем информации.

Правила оформления внутренних документов для делопроизводства

Для принятия правильного решения требуется полная, оперативная, достоверная информация. Полноту информации характеризует ее объем, информация должна быть оперативной, такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел. На рабочее место руководителя предприятия информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку. Подшивка в дело; Регистрация внутренних документов Порядок регистрации внутренних документов определяется исходя из их принадлежности к той или иной категории. И эту ситуацию люди решают по-разному. Кто-то может взять у родственников, кто-то у знакомых, а кто-то оформляет займы. Образцы основных документов делопроизводства Работа с внутренними документами Делопроизводство от А до Я.

Основы делопроизводства в учреждении. Требования к оформлению документов

Образцы основных документов делопроизводства Документооборот. Требования к оформлению документации Внутренние документы организации регулируют многие аспекты ее повседневной деятельности. Они обеспечивают управленческие процессы, определяют порядок и условия выполнения административных решений. Они принадлежит к наименее регламентированному сегменту документооборота. Правила оформления внутренних документов для делопроизводства Они принадлежит к наименее регламентированному сегменту документооборота. Согласно ему, внутренними считаются все официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их компании. Однако с введением в действие нового ГОСТа 7.

Полезное видео:

Специфика оформления внутренних документов

Они принадлежит к наименее регламентированному сегменту документооборота. Согласно ему, внутренними считаются все официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их компании. Однако с введением в действие нового ГОСТа 7. Внутренние документы играют важную роль в документационном обеспечении управленческих процессов. Они выступают их регуляторами внутренней жизни любого учреждения наравне с законодательными и правовыми актами.

Делопроизводство от А до Я. Работа с внутренними документами

Работа с внутренними документами Делопроизводство от А до Я. Это отличает его от потоков входящих и исходящих документов. Как правило, это наименее регламентированная часть документооборота.

Делопроизводство

Отзыв клиента Работа с внутренними документами Делопроизводство от А до Я. Это отличает его от потоков входящих и исходящих документов. Как правило, это наименее регламентированная часть документооборота. Внутренние документы создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в рамках компании. Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации.

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Внутренние документы организации Делопроизводство от А до Я. Работа с внутренними документами Активировать демодоступ. Внутренние документы организации регулируют многие аспекты ее повседневной деятельности. Они обеспечивают управленческие процессы, определяют порядок и условия выполнения административных решений. Они принадлежит к наименее регламентированному сегменту документооборота. Согласно ему, внутренними считаются все официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их компании.

Виды внутренних документов в современном делопроизводстве Примеры Категория Устав.

Постановка делопроизводства в муниципальном предприятии «Автотранс»

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации можно скачать ниже. Организационно-распорядительная документация. В нем определены понятия, используемые в статье: Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов. Реквизит документа — элемент оформления документа. ГОСТ Р 7. Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с Расширен перечень реквизитов, в него добавлены: гриф ограничения доступа; наименование структурного подразделения — автора документа; наименование должности лица — автора документа.

Образцы основных документов делопроизводства

Совершенствование организационной структуры управления с помощью экономических систем. Организация документооборота и делопроизводства Документационное обеспечение управления делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом. Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ , подготовку и принятие решения. Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью.