Легкая, д. Допускаются следующие варианты: Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе если дата указывается несколько раз в тексте. Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел или буквами информация об исполнителе.

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

Оформление реквизитов приказа Приказ содержит определенные реквизиты, которые надо располагать в следующем порядке: 1. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления Республики Беларусь. Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.

Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа. Для него установлены отдельные требования. Текст основания печатается столбцом с межстрочным интервалом точно 14 пт. Данный реквизит состоит: — из наименования должности лица, подписавшего документ. При этом указывается фактическая должность лица, например директор.

Кроме того, в наименовании должности, как правило, указывается видовое наименование организации институт, предприятие, комитет и т. Он включает наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

Отметка об ознакомлении. Левое поле — 30 мм. Верхнее поле — не менее 20 мм.

Дата При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.

Как с 1 июля изменились правила оформления документов в компании

Как создать электронный журнал регистрации документов в Excel Правила оформления входящих документов схожи в большинстве компаний. Среди входящих писем нужно выделить те, которые не подлежат регистрации: реклама, информационные материалы для ознакомления, поздравительные письма и телеграммы. Остальным же необходимо присвоить регистрационный номер. Нумерация может быть как валовой, так и дополненной определенными индексами. Это может быть индекс, характеризующий канал поступления, подразделение, осуществляющее регистрацию или любой другой индекс, облегчающий последующую работу. Основное требование к регистрационному номеру — его уникальность.

Общие правила оформления

Формам документов, предназначенным для автоматизированного проектирования, присваиваются номера соответствующих форм, предназначенных для ручного проектирования. Для описания ТП, операций и переходов технического контроля используются способ заполнения, при котором информацию вносят построчно несколькими типами строк. Каждому типу строки соответствует свой служебный символ. При описании операций технического контроля следует применять полную или краткую форму записи содержания переходов. Данные по применяемым средствам измерений следует записывать всегда с новой строки. Краткую форму записи следует применять только при проверке контролируемых размеров и других данных, выраженных числовыми значениями. Данные по применяемым средствам технологического оснащения следует записывать исходя из их возможностей, т.

Реестр документов – порядок применения и правила оформления

Форматы бумаги и размеры полей Телефонограмма Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки. Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи. Пример оформления входящей телефонограммы Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом более в год количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Таким образом, при составлении телефонограмм применяются такие специфичные реквизиты, как дата и время передачи приема ; указание должности и фамилии должностных лиц, передавших принявших телефонограмму, номера телефонов организаций, передающих принимающих телефонограмму. При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной см. При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам.

Как изменится оформление документов по новому ГОСТ

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто! Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем: Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, приказы , распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.

Правила оформления документов в делопроизводстве

Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов 2. При оформлении документов используют следующие реквизиты 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование автора документа наличие бланка организации , название вида документа кроме писем , заголовок к тексту, дату, регистрационный номер, текст, визы, подпись, отметку об исполнении документа и направлении его в дело. В процессе подготовки и оформления служебных документов состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами. Дополнительными реквизитами документа являются гриф утверждения для заключений обязательно , адресат для писем обязательно , отметка о заверении копии, печать, гриф внешнего согласования, отметка о наличии приложения, индекс предприятия связи почтовый и телеграфный адрес, номер абонентского телеграфа, номер телефона , место составления или издания, фамилия исполнителя и номер его телефона для писем обязательно , ссылка на индекс и дату входящего документа. Требования к оформлению реквизитов документов 3.

Скачать Организация ведения делопроизводства в соответствии с правилами Коммерческие организации обычно сами определяют внутренние правила документооборота. Могут быть разработаны фирменные бланки документов в делопроизводстве со специальным дизайном. Порой утверждают несколько их видов для разных целей. Он вступил в силу с Конечно, в точности соблюдать образцы оформления документов по делопроизводству должны секретариаты госструктур, но некоторые изменения стоит учесть всем. В соответствии с ГОСТом, выданные копии должны заверяться с указанием организации и дела, в котором хранится подлинник. Номер дела вписывается согласно номенклатуре дел. Также следует придерживаться стандарта в отношении регистрации входящих документов в делопроизводстве. Для этого в обязательном порядке ведется специальный журнал, куда записываются все поступающие документы делопроизводства.

Нормативно-методическая основа делопроизводства Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Для принятия правильного решения требуется полная, оперативная, достоверная информация. Полноту информации характеризует ее объем, информация должна быть оперативной, такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел. На рабочее место руководителя предприятия информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку. Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является носителем информации.

В отдельном конкретном документе состав указанных реквизитов может быть дополнен или сокращен. Например, при необходимости на проекте документа может быть проставлена пометка "Проект". Этот реквизит располагается в правом верхнем углу первой страницы проекта документа и ограничивается его правым полем. Документы в Администрации Президента Российской Федерации оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют состав обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Для документирования деятельности подразделений Администрации Президента Российской Федерации далее именуются - подразделения Администрации используются различные виды бланков. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 х мм и А5 х мм и применяются в зависимости от объема текста. Бланки поручений имеют форматы А5 и А6 х мм. Для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут использоваться бланки с трафаретными частями текста.

Образец бланка приказа приведем на рис. Предприятия, ведущие переписку с постоянными зарубежными корреспондентами, могут изготавливать бланки на двух языках. Такие бланки не рекомендуется применять в пределах Украины. При необходимости учета бланков предприятия их нумеруют с помощью нумератора, печатным или другим способом на нижнем поле оборотной стороны бланка. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатных устройств Документы печатают на печатных машинках или с помощью компьютерной техники. Приводимые далее размеры касаются документов, которые имеют размер шрифта 12 — 14 пунктов.